Procedura zgłaszania nieprawidłowości (whistleblowing) zgodna z dekretem DLGS 24/2023

Co można zgłaszać?

Naruszenia godzące w interes publiczny lub integralność organizacji, w tym między innymi: naruszenia prawa administracyjnego, przepisów o rachunkowości, prawa cywilnego lub karnego; zachowania bezprawne w rozumieniu dekretu ustawodawczego z dnia 8 giugno 2001, nr 231; naruszenia w obszarach takich jak zamówienia publiczne, usługi finansowe, bezpieczeństwo produktów, ochrona środowiska, ochrona konsumentów itp.; działania lub zaniechania naruszające interesy Unii Europejskiej lub przepisy dotyczące konkurencji, pomocy państwa lub podatku od osób prawnych.

Co powinno zawierać zgłoszenie?

Szczegółowe informacje dotyczące problemu, w tym dane osoby dokonującej zgłoszenia, pełny opis zdarzenia, czas i miejsce jego wystąpienia, osoby zaangażowane oraz wszelkie inne informacje lub dokumentację, które mogą pomóc w wykazaniu prawdziwości zgłoszenia.

Jak dokonać zgłoszenia?

Zgłoszenia można dokonać za pośrednictwem dedykowanego wewnętrznego kanału, w formie pisemnej lub ustnej. Zgłoszenie należy przekazać pracodawcy osobiście w zamkniętej kopercie, pocztą elektroniczną lub podczas rozmowy.

Co dzieje się po dokonaniu zgłoszenia?

Po dokonaniu zgłoszenia osoba zgłaszająca otrzyma potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia w ciągu siedmiu dni od daty jego otrzymania. Potwierdzenie to poświadczy odbiór zgłoszenia i zapewni, że procedura została wszczęta. Pracodawca zbada zgłoszenie w sposób bezstronny i poufny, utrzymując kontakt z osobą zgłaszającą i w razie potrzeby występując o ewentualne uzupełnienia. Jeżeli zgłoszenie jest zasadne, pracodawca może zawiadomić o problemie odpowiednie organy, zastosować środki dyscyplinarne lub podjąć inne kroki. W każdym przypadku informacja zwrotna zostanie przekazana w ciągu trzech miesięcy od daty potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, z zachowaniem przejrzystości wobec osoby zgłaszającej. Jeżeli w toku postępowania wyjaśniającego zajdzie konieczność ujawnienia danych poufnych, osoba zgłaszająca zostanie poinformowana o przyczynach takiego ujawnienia. Dzięki temu procedura zapewnia pełne i rzetelne rozpatrzenie każdego zgłoszenia, chroniąc interesy wszystkich zaangażowanych stron.

Ochrona osoby zgłaszającej

Tożsamość osoby zgłaszającej oraz wszelkie inne informacje zostaną zachowane w poufności, z określonymi ograniczeniami w postępowaniach karnych, przed Trybunałem Obrachunkowym lub w postępowaniach dyscyplinarnych. Informacje mogą zostać ujawnione wyłącznie za wyraźną zgodą osoby zgłaszającej, gdy są niezbędne do obrony osoby, której dotyczy zgłoszenie.

Odpowiedzialność osoby zgłaszającej

Jeżeli osoba zgłaszająca dokona zgłoszenia, które okaże się fałszywe lub zniesławiające, może podlegać sankcjom karnym lub dyscyplinarnym.

Obowiązek zachowania poufności

Zgłoszeń nie można wykorzystywać w zakresie szerszym niż jest to konieczne, a dane poufne muszą być przetwarzane z zachowaniem najwyższego stopnia poufności, zgodnie z odpowiednimi artykułami rozporządzenia (UE) 2016/679 oraz dekretu ustawodawczego z dnia 30 giugno 2003, nr 196.